Comment rédiger un appel d’offres en anglais ?
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
C’est une procédure où l’entreprise cherche à obtenir des propositions commerciales et techniques par le biais de plusieurs fournisseurs à l’aide d’un cahier des charges commun. L’appel d’offres est un moyen d’attirer les fournisseurs à collaborer avec vous.
Un appel d’offres peut être aussi bien public que privé en fonction de l’entreprise. Les appels d’offres publics sont plus réglementés et doivent respecter les règles soumises par le pays d’où ils sont originaires. Les appels d’offres privés n’ont pas de réglementation ou de législation à respecter. Ils concernent surtout les échanges en B2B (Business to Business) et sont de plus en plus utilisés.
Comment dire « appel d’offres » en anglais ?
Il a différentes façons de traduire « appel d’offres » en anglais.
Voici les traductions :
- Request For Proposal (RFP)
- Invitation To Tender
- Request For Tenders
- Call For Tenders
- Call For Bids
- Invitation To Bids (ITB)
Pour parler d’appel d’offres ouvert/public, on peut dire :
- open request for tenders
- public request for tenders
Pour parler d’appel d’offres concurrentiel, on peut dire :
- competitive bidding
Voici également une vidéo citant le vocabulaire des affaires en anglais.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Comment rédiger un appel d’offres en anglais ?
Voici un plan détaillé en français et en anglais.
Présenter l’entreprise
Vous devez d’abord présenter votre entreprise, il faut que ça soit attractif au destinataire donc quoi de mieux qu’une bonne présentation de votre entreprise.
- Présenter votre entreprise : rapide présentation de l’histoire, donner vos contacts, parler des domaines d’activités que vous touchez, cela permettra au destinataire de savoir ce qu’y l’attend. Mentionnez notamment les moyens humains et techniques que vous utilisez. Combien en effectif ? Quels sont les horaires?? Quelles machines ? À quelles fréquences?? Pour finir, mentionner également vos réussites, vos projets accomplis, vos produits à succès ou encore les possibles prix gagnés. Cela montrera le professionnalisme de votre entreprise.
- Récap en anglais : Introduce your company: give a brief history, give your contacts, talk about the activities you are involved in, this will allow the reader to know what to expect. Mention the human and technical resources you use. How many staff? What are the working schedules? Which machines do you use? How often? To finish, mention your achievements, your successful products or possible prizes won.
Décrire la problématique
- Dans un deuxième temps, décrivez ce que vous recherchez, votre problématique. Décrivez le produit, la formation, les aides, les organismes que vous aurez besoin et dont le lecteur est en possession, il faut savoir attirer son attention. Mentionnez que vous n’en n’avez pas été capable pour x ou y raisons, et détailler pour que cela marque bien l’esprit du lecteur.
- Récap en anglais : Secondly, describe what you are looking for, your issues. Describe the product, the training courses, the aids, the organizations that you will need and that the reader has. Mention why you were not able to do that specific thing for x or y reasons, and give the details so it makes a big impression on the reader.
Établir le cahier des charges
- Dans un troisième temps, il faudra établir le cahier des charges qui est l’un des documents les plus importants. Il faut savoir bien expliquer son contenu. Ça doit être clair, net et précis, pas trop chargé sinon ça peut effrayer. Il permet aux potentiels prestataires de savoir les besoins, contraintes et budget précis de la compagnie faisant l’appel d’offre.
- => La compagnie doit détailler tous les besoins : caractéristiques, nombre, volume, fonctionnalités, il doit donner toutes les informations nécessaires pour pouvoir se mettre en situation et établir une étude de faisabilité. Elle doit également donner les contraintes : elle doit citer les obstacles potentiels, les risques, les craintes. La compagnie doit également partager un budget. Le cahier des charges permet de mentionner cela. Il faut être clair et net, le budget est un point important pour les potentiels fournisseurs.
- Récap en anglais : Thirdly, the specifications (CDC) must be established, which is one of the most important documents. You have to explicitely tell its content. It must be crystal clear, not too busy or it may scare the reader. It allows the potential suppliers to know the needs, constraints and precise budget of the company making the call for tender.
- => The company must detail all the needs: characteristics, number, volume, functionalities, it must give all the necessary informations. It must also give the constraints: it must cite the potential obstacles, risks and fears. The company must also share a budget. The specifications make it possible to mention this. The budget is an important point for potential suppliers.
Préciser le déroulement de l’appel d’offres
- Expliciter comment se déroulera l’appel d’offre. Il faut mentionner les critères de sélection désirés (exemple : volonté de collaborer avec des fournisseurs écoresponsables, etc.). Il faut aussi mentionner les modalités de candidatures : la période de candidature, les délais de prise de réponse et la durée de mise en œuvre du projet. Les conditions générales d’achat sont aussi obligatoires : toutes clauses spécifiques doit être mentionnés dans l’appel d’offre.
- Récap en anglais : You also have to let the potentials candidates to know how the call for tenders will be conducted. Mention the désired selection criteria (e.g., willingness to work with environmentally responsible suppliers, etc.). It is also needed to mention the terms and conditions of the application such as the application period, the deadline for responses and the duration of the project. The general conditions of purchase are also mandatory : any specific clauses must be mentioned in the call for tender.
Diffuser l’appel d’offres
- Une fois la rédaction de l’appel d’offres terminé, il ne restera plus qu’à l’envoyé à une liste de fournisseurs. En retour à cet appel d’offre, les fournisseurs devront répondre par une proposition commerciale et technique en fonction des besoins et indications de l’entreprise ayant lancé cet appel d’offres.
- Récap en anglais : Once the call for tenders is completed, it just has to be sended to a list of potential suppliers. In return to request for tenders, these suppliers will have to answer with a commercial and technical contract proposal according to the indications and needs of the company that launched this RFP.
Vous savez maintenant comment rédiger un appel d’offre en anglais ! C’est le même processus un peu partout dans le monde, les réglementations sont un des seuls points qui diffère !
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